import type { Modelbrief } from "../types"; // ── Categorie "Vennootschappen" — aanvulling ──────────────────────────────── // Bron: Modelbrieven voor dossierbeheer, hoofdstuk "Vennootschappen". // Aanvullende brieven op data/modelbrieven/brieven/vennootschappen.ts: // ontbinding en vereffening in één akte (FR), vraag Certificate of // Representation (EN), en eerste contact vastgoedgedeelte (NL + EN-vertaling). // Nieuw bestand om id-conflicten met het bestaande bestand te vermijden. const BRON = "Modelbrieven voor dossierbeheer"; const VERSIE = "1.0"; const DATUM = "2026-06-26"; export const vennootschappenAanvullingBrieven: Modelbrief[] = [ { id: "vennootschappen-ontbinding-vereffening-een-akte-fr", titel: "Dissolution et liquidation de la société en un seul acte", categorie: "vennootschappen", ontvanger: "cliënt", taal: "fr", onderwerp: "Dissolution et liquidation en un acte de {{naam_vennootschap}}", tekst: "Chère/Cher {{naam}},\n\nVoici ci-joint le projet d'acte de liquidation et dissolution en un acte de {{vorm_vennootschap}} {{naam_vennootschap}} (sous réserve d'éventuelles observations du notaire), ainsi que le décompte de ce dossier. Je vous en souhaite bonne réception.\n\nLe rendez-vous pour la signature de l'acte est fixé le {{datum_akte}} à {{uur_akte}} en notre étude avec le notaire {{naam_notaris}}.\n\nSerez-vous, ainsi que {{tweede_partij}}, toutes deux présentes en l'étude ?\nA défaut il faudrait encore prévoir des procurations & renonciations, et des droits d'enregistrement supplémentaires de € 100 seraient dus.\n\nPouvez-vous encore nous faire parvenir les informations et pièces suivantes :\nUn scan du registre des actionnaires de la société (les administrateurs ont la responsabilité de tenir ce registre à jour, souvent avec l'aide du comptable);\nL'extrait du registre UBO ci-joint, signé pour confirmation que les données sont correctes et actuelles ;\nEtat de l'actif et du passif à {{date_etat_actif_passif}} (daté de maximum 3 mois avant la signature de l'acte)\nRapport spécial de l'organe d'administration (article 2:71 § 2 CSA)\nRapport de contrôle du réviseur d'entreprises (article 2:71 § 2 CSA)\nPV de la dernière assemblée générale ordinaire\nLes documents de la société pourront être conservés à l'adresse du siège actuel ?\n\nMerci de veiller à ce que le montant du décompte soit disponible sur le compte de l'étude avant le jour de la signature de l'acte.", varianten: [ { id: "statuts-coordonnes", hypothese: "Demande des statuts coordonnés en complément des pièces standards", tekst: "Les statuts coordonnés de la société (de préférence en version word si disponible);", }, { id: "presence-signature", hypothese: "Question sur les présences au rendez-vous de signature (procurations/renonciations)", tekst: "Qui sera présent au rendez-vous pour la signature ? Y a-t-il des procurations (ou renonciation aux formalités) à prévoir pour un actionnaire ou un administrateur ? (En cas de procuration € 100,00 de droits d'enregistrement supplémentaires sont dus.)", }, { id: "absence-notaire", hypothese: "Mention d'une absence temporaire du notaire avant le rendez-vous", tekst: "Je serai absent jusqu'au {{datum_einde_afwezigheid}}, mais reste à votre disposition à toute fin utile ensuite.", }, ], slot: "Bien cordialement,", parameters: [ { naam: "naam", omschrijving: "Naam van de aangeschreven cliënt.", voorbeeld: "Madame de Wasseige" }, { naam: "vorm_vennootschap", omschrijving: "Vennootschapsvorm.", voorbeeld: "la SRL" }, { naam: "naam_vennootschap", omschrijving: "Naam van de vennootschap in ontbinding/vereffening.", voorbeeld: "WAS-INVEST" }, { naam: "datum_akte", omschrijving: "Datum van de akte van ontbinding en vereffening.", voorbeeld: "mardi 22 août" }, { naam: "uur_akte", omschrijving: "Uur van de ondertekening.", voorbeeld: "10h30" }, { naam: "naam_notaris", omschrijving: "Naam van de instrumenterende notaris.", voorbeeld: "Genicot" }, { naam: "tweede_partij", omschrijving: "Naam van de andere bij de ondertekening verwachte persoon.", voorbeeld: "Madame Laurence de WASSEIGE" }, { naam: "date_etat_actif_passif", omschrijving: "Datum waarop de staat van actief en passief moet zijn opgemaakt." }, { naam: "datum_einde_afwezigheid", omschrijving: "Datum tot wanneer de notaris afwezig is.", voorbeeld: "15 août" }, ], bron: BRON, versie: VERSIE, datum: DATUM, }, { id: "vennootschappen-certificate-of-representation-en", titel: "Request for a Certificate of Representation", categorie: "vennootschappen", ontvanger: "cliënt", taal: "en", onderwerp: "Certificate of Representation — {{naam_vennootschap}}", tekst: "Could you please provide us with a \"Certificate of Representation\" established by a {{land_notaris}} notary confirming following information about the {{nationaliteit_vennootschap}} company (to mention in the Belgian {{aktetype}} deed):\n\nLegal form;\nCurrent name;\nRegistered office;\nRegistration number in the {{nationaliteit_vennootschap}} register;\nConstitution deed:\n- notary name & commune\n- date of the deed\n- publication date\n- publication journal\n- publication reference number\nLast modification of the Articles of Incorporation (or confirmation that the Articles of Incorporation have never been modified):\n- notary name & commune\n- date of the deed\n- publication date\n- publication journal\n- publication reference number\nHow is the company represented for signing the notary deed (according to its Articles of Incorporation)?\nList of current directors / representatives that will sign the deed:\n- surname, all first names and official domicile\n- quality (e.g. director)\n- date of appointment as directors\n- publication date\n- publication journal\n- publication reference number\nSignature and stamp of the {{land_notaris}} notary (or apostille)", varianten: [ { id: "kbo-nummer", hypothese: "Vraag/opvolging over het Belgische KBO-nummer van de buitenlandse vennootschap", tekst: "See question in e-mail below about KBO number (Belgian registry number) => can you check whether anyone is asking this number for the company yet?\nOtherwise I will see whether we can request the Belgian KBO number on your behalf with the above Certificate of Representation (please confirm).", }, ], parameters: [ { naam: "naam_vennootschap", omschrijving: "Naam van de buitenlandse vennootschap.", voorbeeld: "Kelemen Ingatlan Kft." }, { naam: "land_notaris", omschrijving: "Land/nationaliteit van de instrumenterende buitenlandse notaris.", voorbeeld: "Hungarian" }, { naam: "nationaliteit_vennootschap", omschrijving: "Nationaliteit/land van de vennootschap.", voorbeeld: "Hungarian" }, { naam: "aktetype", omschrijving: "Type Belgische akte waarin de gegevens moeten worden vermeld.", voorbeeld: "purchase" }, ], bron: BRON, versie: VERSIE, datum: DATUM, }, { id: "vennootschappen-eerste-contact-vastgoedgedeelte-nl", titel: "Eerste contact — vastgoedgedeelte (fusie/dossier vennootschap)", categorie: "vennootschappen", ontvanger: "cliënt", taal: "nl", onderwerp: "{{naam_vennootschap}} — opvolging vastgoedgedeelte", tekst: "Dank voor uw vertrouwen in ons kantoor. Zoals u reeds werd meegedeeld zal ik het vastgoedgedeelte van {{dossiertype}} opvolgen.\n\nBetreffende uw vraag of er oriënterende bodemonderzoeken nodig zijn, luidt de redenering als volgt voor onroerende goederen in Vlaanderen:\nAls er op een perceel een risicoactiviteit/risicoinrichting is of was, wordt de grond beschouwd als een 'risicogrond'. Voorbeelden van risicoactiviteiten zijn opslagtanks, productiezones, tankplaatsen, etc. Bij twijfel kan dat gecheckt worden op volgende website van de OVAM: http://www.ovam.be/jahia/Jahia/pid/2571.\nAls er geen sprake is van een risicogrond mag de overdracht plaatsvinden. Als er wel sprake is van een risicogrond:\n- Ofwel is er sinds het laatste OBO wél een risicoactiviteit in het goed => er moet een nieuw OBO worden opgesteld, tenzij er reeds een OBO van minder dan een jaar oud bestaat.\n- Ofwel is er sinds het laatste OBO geen risicoactiviteit meer op het perceel => overdracht mag plaatsvinden. (In bepaalde situaties kan er toch nog een OBO vereist zijn, met name indien er nieuwe vervuiling is ontstaan of indien de grenzen van de kadastrale percelen sinds het laatste OBO werden gewijzigd.)\n\nIk heb goed genoteerd dat er onroerende goederen liggen in:\n{{lijst_locaties}}\n\nKan u mij voor elk van de onroerende goederen van {{naam_vennootschap}} de volgende informatie bezorgen:\n- Eigendomstitels (volledige akte, met registratierelaas);\n- Voor de goederen die deel uitmaken van een mede-eigendom:\n - De gegevens van de syndicus (naam, adres, e-mail, telefoonnummer);\n - Kopie van de basisakte en eventuele wijzigende basisakten.\n- Heeft u weet van inschrijvingen op de goederen? Zoja, welke en wat zal hun lot zijn?\n\nEventuele vragen of opmerkingen zijn uiteraard welkom.", varianten: [], slot: "Met vriendelijke groeten,", parameters: [ { naam: "dossiertype", omschrijving: "Aard van het dossier waarvan het vastgoedgedeelte wordt opgevolgd.", voorbeeld: "de fusie" }, { naam: "naam_vennootschap", omschrijving: "Naam van de vennootschap waarvan de onroerende goederen worden onderzocht.", voorbeeld: "De Coene Construct" }, { naam: "lijst_locaties", omschrijving: "Lijst van gemeenten/locaties waar de onroerende goederen liggen.", voorbeeld: "Moeskroen;\nKortrijk;\nWenduine;\nNieuwpoort." }, ], bron: BRON, versie: VERSIE, datum: DATUM, }, { id: "vennootschappen-eerste-contact-vastgoedgedeelte-en", titel: "First contact — real estate part (company file)", categorie: "vennootschappen", ontvanger: "cliënt", taal: "en", vertalingVanId: "vennootschappen-eerste-contact-vastgoedgedeelte-nl", onderwerp: "{{naam_vennootschap}} — follow-up of the real estate part", tekst: "Dear {{naam}},\n\nThank you for your e-mail and your trust in our office, regarding the {{dossiertype}} of {{naam_vennootschap}}.\n\nI will follow up your file. Please feel free to contact me for any questions or remarks.\n\nCan you please already provide me with the following information:\n- A copy of the title of property, in order to start the required research;\n- A copy of the shareholder's registry.", varianten: [ { id: "kopie-hypotheekakte", hypothese: "Bijkomende vraag naar kopie van de hypotheekakte indien beschikbaar", tekst: "If available, a copy of the mortgage deed;", }, { id: "ontbinding-eenmalige-vereffening", hypothese: "Vraag of de versnelde procedure ontbinding-en-vereffening in één akte kan gevolgd worden (geen schulden)", tekst: "If there are no debts of the company in its balance, it might be possible to do the dissolution & closing of the liquidation in a single deed (art. 2:71 §5 CSA / 184 §5 W.Venn.). Could you please inform me if this (faster) procedure can be followed?", }, { id: "aandeelhouder-bij-aankoop", hypothese: "Vraag of cliënt al aandeelhouder was op het ogenblik dat de vennootschap eigenaar werd", tekst: "Were you already shareholder at the time the company became owner of the house?", }, { id: "huwelijksovereenkomst", hypothese: "Vraag naar een huwelijksovereenkomst van de cliënt (en partner)", tekst: "Do you and your wife have a marital agreement? (If so, please provide us with a copy.)", }, { id: "ubo-formulier", hypothese: "Vraag om het Beneficial Owner-formulier (antiwitwas) te laten invullen", tekst: "May I also ask you to complete the 'Beneficial Owner form' attached, according to Belgian law preventing money laundering?", }, ], slot: "Best regards,", bijlagen: ["Beneficial Owner form"], parameters: [ { naam: "naam", omschrijving: "Naam van de aangeschreven cliënt.", voorbeeld: "Mr Smith" }, { naam: "dossiertype", omschrijving: "Aard van het dossier (bv. liquidation).", voorbeeld: "liquidation" }, { naam: "naam_vennootschap", omschrijving: "Naam van de vennootschap.", voorbeeld: "Smith Properties Ltd" }, ], bron: BRON, versie: VERSIE, datum: DATUM, }, ];